Акция

Миграция с других систем

Скидка на систему «ДЕЛО» при миграции с других решений.

Получите бесплатную демоверсию и консультацию

+7(495) 221-24-31
Вернуться к списку

Внедрение СЭД «ДЕЛО» в аэропорте Абакана

Ключевым фактором выбора ИТ-решения стало соблюдение требований по безопасности хранения данных

Для АО «Аэропорт Абакан» внедрение системы электронного документооборота стало одним из инструментов повышения эффективности работы. Решающим аргументом в пользу СЭД «ДЕЛО» стала возможность данного продукта удовлетворить не только требования заказчика по функционалу, но и обеспечить необходимый уровень безопасности при организации хранения данных и доступа к ним.

На старте проекта: в «облаках» не всегда лучше, даже для аэропорта

АО «Аэропорт Абакан» — главная воздушная гавань Республики Хакасия. Кроме того, для жителей региона, соседней Тывы и юга Красноярского края это единственный международный аэропорт. Организация является субъектом критической информационной структуры, что диктует особые требования к используемым ИТ-решениям по соблюдению норм безопасности и защиты информации.

7c7b859c2776de9207aa1535698ab1cc.jpg

Необходимость внедрения СЭД была в полной мере осознана в АО «Аэропорт Абакан» в 2017 году, после изменений в руководящем составе компании. Переход к электронному документообороту стал одним из элементов курса на повышение эффективности работы и оптимизацию операционной деятельности.

Заказчик рассматривал несколько систем, и первоначально склонялся к «облачной» СЭД. Но более детальный анализ бизнес-процессов и потребностей организации помог выяснить, что именно СЭД «ДЕЛО» позволит наилучшим образом реализовать все пожелания и при этом соблюсти требования к документообороту с точки зрения безопасности.

В результате выбор был сделан в пользу СЭД «ДЕЛО» – система наилучшим образом отвечала связке критериев «эффективность/безопасность/стоимость». Поставщиком ПО и исполнителем проекта стала компания «КС-Консалтинг», золотой партнер ЭОС, работающий на территории Сибири и Дальнего Востока.

От бумажных журналов к электронному документообороту: процесс трудозатратный, но без него нет дальнейшего развития

До внедрения СЭД ситуация в документообороте выглядела почти классически для организаций, не применяющих профессиональных СЭД/ECM-решений. Делопроизводитель регистрировал входящую корреспонденцию и другие документы в журнале. Если требовалось исполнение, то сканировал бумажный экземпляр и отправлял ответственному сотруднику по электронной почте. При этом эффективно контролировать результат и сроки было сложно, а на поиск документов в бумажных архивах и электронной почте уходило значительное время.

Оптимизировать работу с документами и улучшить исполнительскую дисциплину – такие цели озвучил заказчик на старте внедрения СЭД. В рамках этого предполагалось:

  • Создать электронный архив документов с простым и удобным поиском.

  • Перевести согласование документов, особенно договоров, из бумажного в электронный вид.

  • Перевести работу с поручениями в «ДЕЛО», чтобы появилась возможность контролировать сроки исполнения.

  • Ускорить ознакомление с документами.

Первыми пользователями СЭД «ДЕЛО» стали секретарь-регистратор и два технолога. Для них было организовано специальное обучение. Секретарь начала работать в базе, а технологи помогали ей по мере возникновения вопросов.

Через месяц, когда на уровне делопроизводителя система была освоена, а ее функционал и удобство высоко оценены сотрудниками компании, СЭД «ДЕЛО» установили и в другие подразделения. Для пользователей СЭД прошло групповое обучение, после чего началась опытная эксплуатация системы в рамках всей организации. Еще через два месяца заказчик принял решение увеличить количество лицензий гарантированного и конкурентного доступа, а также приобрести лицензии приложения «Мониторинг документов» (это собственная разработка компании «КС-Консалтинг», предназначенная для оповещения и уведомления пользователей СЭД). На рабочем месте делопроизводителя установили опцию «Сканирование без распознавания», что позволяет в момент регистрации прикреплять образы документов к их карточкам.

На данный момент все задачи, которые были озвучены на старте проекта, решены. Система «ДЕЛО» установлена во всех основных отделах компании. Документы хранятся в электронном архиве, и их легко найти по аннотациям.

Благодаря внедрению СЭД «ДЕЛО» удалось перевести согласование договоров и других документов в электронный вид. Также в СЭД переведена работа с поручениями, что позволяет отслеживать сроки исполнения и положительно влияет на исполнительскую дисциплину. 

Пресс-секретарь АО «Аэропорт Абакан» Мария Килунина так оценивает процесс внедрения системы и достигнутые результаты: «Электронный документооборот необходимо развивать, и чем скорее, тем лучше. Сейчас у нас есть определенные трудности, но никто не говорил, что это будет легко и быстро. Переход на электронный документооборот — трудозатратный, но необходимый процесс, без которого дальнейшего развития не будет».

Мария Килунина

Пресс-секретарь АО «Аэропорт Абакан» Мария Килунина


Отрасль: Транспорт.

Регион: Хакасия, Республика.

Клиент: АО «Аэропорт Абакан».

Ольга Савко

Начальник группы телемаркетинга

Закажите демонстрацию системы
Мы свяжемся с вами, проконсультируем по интересующим вопросам, подготовим персональную демонстрацию в удобное для вас время.

Акция

Переход на отечественную АИС МФЦ

Скидка на право использования АИС МФЦ «ДЕЛО» при миграции с других решений по автоматизации МФЦ

Календарь мероприятий

26апреля

Партнерская конференция «Весенний документооборот – 2021»

Узнать больше

11февраля

Об электронной подписи простым языком: компания ЭОС проведет вебинар для школ

Узнать больше

28января

Новые возможности наглядной визуализации в СЭД «ДЕЛО»

Узнать больше

Наши клиенты

7 000 компаний

Наши партнеры

250

во всех городах России
и странах СНГ

^